Für den Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen in Deutschland wird die E-Rechnung in den kommenden Jahren schrittweise zur Norm. Um die technischen Vorgaben zu erfüllen, muss aber nicht auf eine gute Außendarstellung verzichtet werden. Wir unterstützen unsere Kunden bei der Umstellung zur Erzeugung von E-Rechnungen im bestehenden Corporate Design.

Tipps, Tools & Toys

Gesetzliche Vorgaben

Ab dem 1. Januar 2025 sind alle Unternehmen gesetzlich verpflichtet, Rechnungen in elektronischer Form empfangen zu können. Mit dem Erhalt von kryptisch anmutenden Dateien ist nach Neujahr aber kaum zu rechnen. Denn die Rechnungsstellung kann bis Ende 2026 noch auf Papier oder als normale PDF-Datei erfolgen. Mit Zustimmung des Auftraggebers haben kleinere Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz unter 800.000 € im Bereich Business to Business („B2B“) sogar Aufschub bis Ende 2027. Ab 2028 müssen alle Unternehmen im B2B-Bereich E-Rechnungen nach genauen Vorgaben versenden und empfangen.

Gemäß der europäischen Norm EN 16931 entsprechen E-Rechnungen einem strukturierten elektronischen Datenformat. Reine PDF-, JPG- und Word-Dateien sind lediglich zur elektronischen Darstellung geeignet – entsprechen aber keiner gültigen E-Rechnung. Akzeptierte Formate bzw. Datenmodelle zur Umsetzung sind die XRechnung (eine reine XML-Datei zur maschinellen Verarbeitung) oder ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland), das eine Kombination aus einer PDF- und einer maschinenlesbaren XML-Datei darstellt. So bleibt die Rechnung weiterhin in Adobe Acrobat oder Browsern darstellbar und enthält gleichzeitig die Daten für eine automatisierte Verarbeitung in der Buchhaltung. Detaillierte Infos zu den Regelungen auf der Website der IHK Darmstadt.

Für die Einreichung von E-Rechnungen bei Behörden und Einrichtungen der mittelbaren und unmittelbaren Bundesverwaltung gelten seit 27. November 2020 eigene Regelungen. Diese sind unter folgendem Link zu finden: www.e-rechnung-bund.de

Empfangen von E-Rechnungen

Das Empfangen von E-Rechnungen gestaltet sich sehr einfach. Diese können wie bereits gewohnt per E-Mail oder über eine Webadresse (z. B. den Webshop des Lieferanten) abgerufen werden. Viele Unternehmen betreiben auch schon spezielle webbasierte Anwendungen zum Austausch von Rechnungsdokumenten.

Geeignete Anwendungen zur geordneten grafischen Darstellung von E-Rechnungen nach dem Standard XRechnung sind aktuell noch nicht verbreitet. Die Dateien im XML-Format (Extensible Markup Language) können von Texteditoren und Browsern geöffnet werden – werden aber nur als unübersichtlicher Code mit der kompletten Auszeichnungssprache dargestellt.

Ohne moderne Software für die Buchhaltung bedarf es also neuer Tools, welche den Umgang mit XRechnungen ermöglichen – hier einige Links zu Gratis-Anwendungen:

Wurde die E-Rechnung allerdings nach den sinnvollen Vorgaben ZUGFeRD (Akronym für Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) erstellt, kann sie wie ein gewöhnliches PDF betrachtet und behandelt werden. Den Unterschied macht, dass sich in den Anhängen des PDFs eine zusätzliche XML-Datei befindet, die maschinell eingelesen werden kann.

Ansicht des Anhangs einer E-Rechnung nach ZUGFeRD-Vorgaben im Acrobat-Reader
Mithilfe von Online-Visualizern kann eine XML-Datei (bzw. XRechnung) in einer Tabelle geordnet dargestellt werden.
Eine XML-Datei (bzw. XRechnung) geöffnet in einem einfachen Text-Editor

Erzeugen von E-Rechnungen

Für Unternehmen ohne Buchhaltungssoftware bieten zahlreiche Online-Dienste eine einfache Erstellung von E-Rechnungen an. Kostenlose Anbieter sind z. B. PDF24 Tools oder WISO MeinBüro. Die Gestaltungsmöglichkeiten sind jedoch meist auf das Einfügen des eigenen Firmenlogos begrenzt.

Spezifische Anwendungen für die Buchhaltung ermöglichen bereits den unmittelbaren Export von E-Rechnungen oder integrieren die Funktionalitäten in nächster Zeit. Die Erstellung der Dokumente erfolgt dann wie gewohnt – lediglich das Dateiformat ändert sich bzw. die ausgegebene PDF-Datei wird durch eine eingebettete XML-Datei erweitert.

Bei der Ausgabe nach den ZUGFeRD-Vorgaben empfiehlt es sich, den Briefbogen im bestehenden Layout zu hinterlegen. So können auch die E-Rechnungen professionell gestaltet werden und dem Corporate Design entsprechen.
Um den Vorgaben und Möglichkeiten Ihrer Software gerecht zu werden, können wir passende Daten ausgeben. Aus der bestehenden Datei- oder Druckvorlage konvertieren wir separate Grafiken und Texte in jedes benötigte Dateiformat. Diese können in der Vorlage der Buchhaltungssoftware passend positioniert werden. Der relativ geringe Aufwand ist zugunsten einer guten Außendarstellung gerechtfertigt.
Bitte melden Sie sich, wenn wir Sie zur Ausgabe von sauber gestalteten E-Rechnungen unterstützen dürfen!