Seit mehreren Jahren unterstützen wir die Arbeit der Veranstaltungsprofis INTERPLAN Congress, Meeting & Event Management AG. Ein aktuelles Projekt ist die „Baugrundtagung“, eine Tagung mit wissenschaftlichen Vorträgen und einer Fachausstellung, die wir seit 2014 mit der Gestaltung und Erstellung unterschiedlichster Werbemittel begleiten.
Mitte September diesen Jahres fand die 3-tägige Tagung mit einhergehender Fachausstellung Geotechnik in der Stadthalle Bielefeld statt. Rund 1.200 Teilnehmer stellten aus, dabei betrug die Teilnahmegebühr für Mitglieder ca. 300,00 €. Unser Kunde Interplan war bei dieser Veranstaltung für die Kongressorganisation, Veranstalter der Fachausstellung, das Sponsoring, die Abendveranstaltung, das Rahmenprogramm und diverse Medien verantwortlich.
Neben Einladungsflyer, Einladungsprogramm und Ausstellergutschein zur Vorbereitung der Veranstaltung entwickelten wir auch Banner und Schilder im Rahmen der Veranstaltung. Stofftasche, CD-Cover, Pocket-Programm, Teilnehmerliste für die Teilnehmer zu den Tagungen standen ebenfalls auf der To-do-Liste. Besonderes Augenmerk, Präzision und Detailarbeit verlangten vor allem das umfangreiche Tagungsprogramm und die Tagungsbände mit Seitenzahlen von bis zu 326 Seiten, da hier die Inhalte von verschiedenen Autoren kamen.
Die von uns erstellten Werbemittel gelangten pünktlich zur Veranstaltung. Eine gute Voraussetzung, die Drucksachen für das nächste Event in 2018 gestalten zu dürfen.
Welche Skills von uns gefordert werden:
Die Timeline ist für unsere Bearbeitung erfahrungsgemäß relativ knapp gehalten, damit Autoren so lange wie möglich Zeit haben, ihre Langfassungen (vor allem bei Tagungsbänden) zu erstellen.
Ein rechtzeitiger und reger Austausch bei möglichen Problemen oder Fragen zahlt sich aus, da sich während der Bearbeitung durchaus noch Inhalte ändern können. Ein zuverlässiges und termingerechtes Arbeiten und ein durchgängiger Fokus auf dieses Projekt ist ebenfalls erforderlich.
Wir lösen das mit dem Bereitstellen einer Fachkraft, die als Verantwortliche auch gleich die termingerechten Lieferungen der Drucksachen direkt zum Veranstaltungsort koordiniert. Hier ist es vor allem wichtig, strukturiert zu arbeiten, um den Umfang der gestalterischen Arbeiten im Blick zu behalten. Oft sind mehrere Korrekturschleifen seitens des Kunden zu berücksichtigen. Aber auch Flexibilität ist gefragt, um außerdem kurzfristig „kleinere“ Drucksachen oder nicht geplante Zusatzleistungen professionell bearbeiten zu können.
Wie wir diese Leistung kalkulieren:
Am Anfang steht die Erstellung eines Zeitplanes. Ein Vorschlag kommt von unserem Kunden Interplan und wird mit uns genau abgestimmt. Im Anschluss folgt die Lieferung der geordneten Daten von Interplan – Langfassungen der Tagungsbände verfasst von den Vortragenden selbst. Diese werden meist als Word- und PDF-Dateien an uns übermittelt. Schließlich werden Daten eingearbeitet, formatiert, ausgezeichnet, Umbrüche und Texte angepasst sowie das Bildmaterial bearbeitet. Oft müssen die Bilddateien nachgeschärft und optimiert werden.
Wir kalkulieren z. B. für die Umsetzung von Tagungsbänden (mit einem hohen Anteil an Fließtext) oder Programmheften wie das Einladungs- oder Tagungsprogramm (mit einer etwas aufwendigeren Gestaltung) mehrere Seiten pro Stunde.
Im Übrigen erledigt die Herstellung dieser Drucksachen vor allem unser enger Partner Druckerei Schembs, mit dem wir, bedingt durch die räumliche Nähe in Nürnberg/Fürth laufend in persönlichem Kontakt stehen können, um so ein optimales Druckergebnis zu erzielen.
Alle Werbemittel zur Baugrundtagung im Detail:
Zur Vorbereitung der Veranstaltung:
- Einladungsflyer (DIN lang, 4 Seiten)
- Einladungsprogramm mit eingelegtem Anmeldeformular (A5, 52 Seiten bzw. 48 Seiten Inhalt)
- Ausstellergutschein (DIN lang, digital verschickt)
Im Rahmen der Veranstaltung:
- Banner zur Verwendung im Lesungssaal (3,5 × 7 m)
- Banner am Eingang der Stadthalle Bielefeld (9,9 × 1 m)
- Schild zur Anbringung an dem Rednerpult (40 × 95 cm)
- Banner Ausstellerplan und Ausstellerliste (2 × 2 m)
Für die Teilnehmer bzw. zu den Tagungen:
- Tagungsprogramm (A5, 40 Seiten bzw. 36 Seiten Inhalt)
- Tagungsband der Haupttagung „Vorträge“ (A5, 326 Seiten bzw. 322 Seiten Inhalt)
- Tagungsband „Beiträge der Spezialsitzung“ für das Forum junger Geotechniker (A5, 210 Seiten bzw. 206 Seiten Inhalt)
- CD-Cover und Label für die Zusammenfassungen der Tagungsbände der Haupttagung „Vorträge“ und der „Beiträge der Spezialsitzung“ (Forum junger Geotechniker)
- Pocket-Programm (Falzplayer DIN lang, 6-seitig)
- Teilnehmerliste (A4, 24 Seiten bzw. 20 Seiten Inhalt) – Die Inhalte der Seiten wurden fertig zum Einarbeiten vom Kunden als PDF-Datei geliefert.
- Gestaltung der Stofftaschengrafik
In die Stofftaschen kamen das Tagungsprogramm, der Tagungsband der Haupttagung „Vorträge“ und die CD der Haupttagung.
Die Drucksachen der Fachsitzung wie z. B. der Tagungsband mit Beiträgen der Spezialsitzung für die jungen Geotechniker sowie die dazugehörige CD, wurden den Teilnehmern direkt auf deren Sitzplätze gelegt.
Weiter Infos und Bilder zu dieser Referenz finden Sie hier.
Wildner+Designer, seit 2009 ein enger Partner von Interplan:
Ein Projekt zum EBC (Europian Brewery Convention) in 2009 mit unserem Kunden Fachverlag Hans Carl, der hier zusammen mit der INTERPLAN Congress, Meeting & Event Management AG den Kongress organisierte, brachte uns 2009 mit der erfolgreichen Kongressagentur zusammen.
Interplan mit Hauptsitz in München und 3 weiteren Standorten in Hamburg, Berlin und Leipzig steht mit 120 Mitarbeitern für die Organisation und Realisierung von Kongressen und Veranstaltungen. 3.000 Kongresse in 14 europäischen Ländern, Veranstaltungen von 200 bis 30.000 Teilnehmern – davon profitieren zahlreiche zufriedene Stammkunden. Kunden aus Berufs- und anderen Verbänden, sowie Gesellschaften, viele aus dem medizinischen Bereich.
Aber auch die Deutsche Gesellschaft für Geotechnik e.V. (DGGT) ist als enger Kunde von Interplan zu nennen. Ihr gehören Einzelpersonen als ordentliche Mitglieder, Firmen als außerordentliche Mitglieder, Institute, Verbände und Behörden als Förderer aus den Bereichen Bauingenieurwesen, Geotechnik, Geologie, Ingenieurgeologie sowie Bergbau an. Der Hauptzweck des DGGT ist, Know-how der rund 2.000 Mitglieder auszutauschen, in Kontakt zu bleiben sowie Referenten einzuladen, um sich auf den neuesten Stand zu halten und Empfehlungen herauszugeben. Produkt dieses Verbandes ist die Herausgabe der „geotechnik“ als einzige Fachzeitschrift sowie die Ausrichtung internationaler Fachkongresse.
Neue Kontakte entstehen oft aus guten Ergebnissen:
Präzision, Detailfreude und intensive Kommunikation zahlen sich aus. Wir erhielten die Empfehlung für weitere Kongress-Kunden von Interplan:
- DEGUM – Deutsche Gesellschaft für Ultraschall in der Medizin e.V. – „Ultrasound 2016“ – Dreiländertreffen Deutschland, Österreich und Schweiz
- EFPRA – Driving Food chain security and sustainability in Europe 2017
- EBC – European Brewery Convention 2017
- ECV – European Congress of Virology 2016
- IAPRD – International Association of Parkisonism and Related Disorders 2017
- FSTG – Fachsektionstage Geotechnik – Interdisziplinäres Forum 2017
Haben Sie Fragen zu unserer Arbeitsweise und zur Leistungsvielfalt oder können wir Ihnen bei einem bereits angedachten Projekt behilflich sein? Dann kontaktieren Sie uns. Herr Wildner steht Ihnen gerne persönlich für eine fundierte Beratung zur Verfügung.