Ein einheitliches Erscheinungsbild Ihres Unternehmens
Wer professionell auftreten will, sollte das mit seiner Mail-Signatur auch nach außen transportieren. Hausschrift, Firmenfarben, das professionell gestaltete Firmenlogo oder sogar Fotos der Mitarbeiter – all das sind Elemente, die Sie in Ihrer Signatur verwenden können. Eine Mail-Signatur ist als Teil einer einheitlichen Geschäftsausstattung anzusehen. Durch diese soll ein Wiedererkennungswert beim Betrachter hervorgerufen werden.
Techniken zur bewussten Gestaltung von E-Mails
Mittlerweile unterstützen alle gängigen Mail-Programme die Auszeichnungssprachen HTML und CSS, mit der Sie Ihrer Signatur auch die passende Optik geben können.
CSS kann Text formatieren – also Schriftarten zuweisen, Schriftgröße und Schriftschnitt bestimmen, Schriftfarbe vorgeben und Auszeichnungen definieren. Mit HTML können Bilder und Grafiken einfügt werden.
Ähnlich einem Geschäftsbrief können so Anrede, Inhalt und Grußformel entsprechend typografisch strukturiert werden.
Zusätzlich können fertig formatierte Textbausteine und Vorlagen für Nachrichten erzeugt werden.
Manche Empfänger lassen sich ihre Mails allerdings ohne HTML anzeigen. Daher sollten alle wichtigen Angaben als Text in der Signatur enthalten sein.
Endprodukt unserer Arbeit ist eine HTML-Datei, die Sie von Ihrem EDV-Dienstleister oder Systemadministrator einbinden lassen können.
Fehlerquellen – warum die Darstellung oft abweicht
Ähnlich der unterschiedlichen Darstellung von Internetseiten im Webbrowser werden auch Mail-Signaturen von Mail-Programm zu Mail-Programm unterschiedlich angezeigt. Wir haben häufige Fehlerquellen für Sie zusammengefasst:
- Der Empfänger hat die HTML-Ansicht für eingehende E-Mails ausgeschaltet. Durch die persönlichen Einstellungen des Empfängers im Allgemeinen kann es zu Fehldarstellungen kommen.
- E-Mail-Programme haben keinen allgemeinverbindlichen Standard für die Interpretation von HTML.
- Größendefinitionen werden oft relativ und nicht absolut angesehen.
- Schriften sind nicht im System des Empfängers vorhanden und werden ersetzt.
- Die persönlichen Einstellungen in Mail-Programmen wirken sich auf die Darstellung Ihrer Signatur aus.
- Verwendete Grafiken und Bilder sind nicht für die Web-Ansicht optimiert.
- Ihre Signatur wird auf einem Smartphone oder Tablet abgerufen.
Es gibt keine hundertprozentige Garantie für eine absolut perfekte Darstellung nach der vorgegebenen HTML-Definition. Beim Gestalten und Definieren der Vorgaben und Nachrichten ist daher darauf zu achten, dass bei jeder möglichen Gegebenheit von Einstellungen beim Empfänger ein inhaltlich vollständiges und grafisch geordnetes Ergebnis rauskommt.
Angaben, die eine Signatur enthalten sollte
Es gibt einige Informationen, die in keiner geschäftlichen E-Mail fehlen dürfen. Die für eingetragene Unternehmen zwingend erforderlichen Angaben haben wir zur besseren Übersicht fett ausgezeichnet:
- Name, Vorname, Titel und Ihre Funktion in Ihrem Unternehmen. Bei nicht geläufigen Vornamen kann die Anrede (Herr/Frau) für den Empfänger sehr hilfreich sein.
- Telefondurchwahl und/oder Handynummer. Die E-Mail-Adresse ist auch sinnvoll, falls Ihre Mail mit Signatur nur angehängt wird.
- URL der eigenen Webseite. Falls diese nicht vorhanden sein sollte, kann man auch den Link auf die eigene Seite in einem sozialen Netzwerk nutzen.
- Der genaue Name der Firma und deren Rechtsform (wie im Handelsgericht eingetragen).
- Die Anschrift der Gesellschaft.
- Für Unternehmen ohne natürliche Person als Gesellschafter (z. B. GmbH & Co. KG): sämtliche Angaben zur persönlich haftenden Gesellschaft.
- Der volle Namen aller Geschäftsführer und gegebenenfalls der Aufsichtsratvorsitzenden.
- Registergericht mit Nummer (wie im Handelsgericht eingetragen).
Ergänzende und optionale Elemente
Optional kann man seine Signatur durch grafische Elemente optisch aufwerten. Sinnvoll hierbei sind die Folgenden:
- Das Firmenlogo. Als Kernelement Ihres Corporate Designs sollte Ihr Logo auch in Ihrer Signatur nicht fehlen.
- Weitere prägnante Elemente Ihres Corporate Designs.
- Ein Foto des Absenders. Es schafft Nähe und Verbundenheit beim Empfänger. Die Signatur erhält somit eine sehr persönliche Note und wird dadurch bewusster wahrgenommen.
Manche Angaben können Ihre Signatur sinnvoll ergänzen, wenn dies aus unternehmerischer Sicht Sinn für Sie macht.
- Der Claim oder Slogan Ihres Unternehmens.
- Aktuelle Hinweise, wie Urlaub, Betriebsferien oder andere aktuelle Ankündigungen.
- Hinweise auf besondere Angebote.
- Links auf Ihre Social-Media-Kanäle.
- Links zu Verbänden oder anderen Organisationen, denen Ihr Unternehmen angehört.
Es sollte abgewogen werden, ob optionale Inhalte Teil Ihrer Signatur werden oder als extra Element eingefügt werden sollten. Dabei sind wir Ihnen gerne behilflich. Je nachdem, wie umfangreich die Signaturen sind und wie hier variiert werden soll, geben wir unterschiedliche Daten aus – temporäre Zusätze als extra Textbaustein und Vorlagen für saubere Textnachrichten.
Der Disclaimer
„Diese E-Mail enthält vertrauliche und/oder rechtlich geschützte Informationen. Wenn Sie nicht der richtige Adressat sind oder diese E-Mail irrtümlich erhalten haben, informieren Sie bitte sofort den Absender und vernichten Sie diese Mail. Das unerlaubte Kopieren sowie die unbefugte Weitergabe dieser Mail ist nicht gestattet.“
Disclaimer wie dieser werden immer noch oft verwendet, jedoch kann man sich das auch sparen. Wenn der irrtümliche Empfänger Humbug mit Ihren geschäftlichen E-Mails treibt und Ihnen damit Schaden zufügen will, verstößt er so oder so gegen geltendes Recht – egal ob der Disclaimer in der Mail enthalten ist oder nicht.
Kostenlose Beratung und E-Mail-Check
Sie verwenden bereits eine Mail-Signatur oder sind sich nicht sicher, ob Ihre Signatur technisch und gestalterisch up to date ist? Dann schreiben Sie eine Nachricht an unseren E-Mail-Check, um ein kostenloses, unverbindliches Feedback zu erhalten, ob Ihre Signatur den Standards entspricht.